Opciones de pago electrónico
Opción de pago ACH
- Función de pago en línea CSSD de Nuevo México
- Transacciones EFT/EDI - Información para empleadores
- CÓMO FUNCIONA EFT/EDI
- PASOS PARA IMPLEMENTAR
- Formatos de registro NACHA para empleadores que retienen pagos de manutención infantil
- Información de diseño del registro
- Diseño de registro de detalles de entrada
- Información de diseño de registro CTX
- CCD+ DED Segmento de manutención infantil/Convención para empleadores
- Definición de elementos
Opción de pago con retiro automático
Transacciones EFT/EDI - Información para empleadores
INTRODUCCIÓN
(EFT/EDI) permite a los empleadores transferir electrónicamente las retenciones relacionadas con la manutención, a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), una instalación gubernamental que coordina las transacciones de EFT/EDI.
EFT/EDI proporciona a su empresa ahorros financieros a largo plazo en costos operativos al:
- Aumento de la precisión;
- Aumento de la confiabilidad: sin cheques perdidos ni demoras en el correo;
- Reducir el papeleo;
- Eliminación de los gastos de envío; y
- Eliminar el robo o el fraude.
CÓMO FUNCIONA EFT/EDI
1) Su empresa transmite la información de pago y envío a su institución financiera. Los datos generalmente se transfieren a través de un módem a su institución financiera (crédito ACH).
2) Su institución financiera crea las entradas de ACH requeridas para transferir las retenciones de manutención infantil a través de la red de ACH a la institución financiera que la Unidad de Desembolso Estatal de NM CSSD utiliza para cobrar los fondos.
3) La Unidad de Desembolsos del Estado CSSD de NM recopilará electrónicamente su información y fondos para su procesamiento.
PASOS PARA IMPLEMENTAR
Hay cuatro pasos para implementar EFT para las retenciones de manutención infantil.
1) Concilie con la información de identificación del Estado de Nuevo México que actualmente envía con las retenciones de manutención infantil.
Es importante que la información de identificación que envíe con las retenciones de manutención infantil coincida con la información de identificación en el sistema informático de manutención infantil de Nuevo México. Si la información no coincide, puede haber una demora en el procesamiento de la retención de manutención infantil. Para garantizar que las familias reciban los pagos de manutención de manera oportuna, el NM CSSD conciliará la información de identificación del empleador con la información en el sistema informático de manutención infantil antes de aceptar EFT /Retenciones de manutención de niños EDI de un empleador.
Prepare una hoja de cálculo con el nombre de cada empleado, el número de Seguro Social y el número de caso CSSD para el cual retiene la manutención infantil. Envíe esta información al CSSD de NM. El CSSD de NM comparará la información con la información de identificación en la computadora de manutención infantil de Nuevo México. y trabajaremos con usted para resolver cualquier discrepancia.
Envíe su hoja de cálculo por correo (o correo electrónico) a:Attn:Pagos de manutención infantil EFT/EDI
PO BOX 2348
Santa Fe, NM 87504
Envíe su hoja de cálculo por correo electrónico a:
Christina.Clokey@hsd.nm.gov
2) Adapta tu sistema de nómina para crear el archivo ACH.
Para implementar EFT/EDI, su sistema de nómina u otro sistema informático debe poder crear la estructura de datos para construir el archivo ACH que transferirá a su institución financiera. Sus instituciones financieras prescriben los formatos y estándares apropiados para transmitir las retenciones de manutención infantil EFT/EDI. Puede solicitar esta publicación a NACHA llamando al 703-742-9190 o a través de la web en pubs.nacha.org. Adjunto, encontrará materiales adaptados de esta guía. Existen aplicaciones de software que se adaptan a los datos requeridos (es posible que su sistema de nómina existente ya ofrezca esta función). También puede comunicarse con su institución financiera con respecto al software ACH disponible.
3) Coordinar con su entidad financiera.
Comuníquese con su institución financiera para determinar sus capacidades y requisitos. En la mayoría de los casos, su institución financiera ya está acostumbrada a recibir y enviar transmisiones de EFT/EDI. Complete un acuerdo con su institución financiera que lo autorice a transferir las retenciones de manutención de niños de EFT/EDI al Unidad de Desembolso Estatal CSSD de NM.
4) Pruebe el proceso con su institución financiera y el NM CSSD.
Probando la transmisión:
Después de completar los cambios necesarios en su sistema informático, debe realizar una transmisión de prueba de la información de retención de manutención infantil con su institución financiera. Según los resultados de esta prueba, es posible que sea necesario realizar algunos cambios adicionales en su sistema informático o en el sistema informático del banco. Debe continuar probando el proceso hasta que tanto usted como el banco estén satisfechos de que la información se transfiere de forma completa y precisa.
Realización de una notificación previa (Prenote):
Después de perfeccionar la transmisión de la información de retención de manutención infantil entre usted y su institución financiera, comuníquese con el CSSD de NM (505-476-3917) para concertar una nota previa antes de su primera transmisión real. Una nota previa simula un futuro transmisión en vivo y se usa para garantizar que la información bancaria incluida con la transmisión sea correcta. La prenota no contiene un campo de cantidad para asegurarse de que no se transfieran fondos durante esta prueba.
Formatos de registro NACHA para empleadores que retienen pagos de manutención infantil
Los siguientes formatos de registro son necesarios para enviar transacciones EFT a través de la Red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH):
- Registro de encabezado de archivo
- Registro de encabezado de lote/empresa
- Registro de detalles de entrada
- Registro de adiciones
- Registro de control de lote/empresa
- Registro de control de archivos
El archivo ACH comienza con un Registro de encabezado de archivo y termina con un Registro de control de archivo. El archivo puede contener uno o más lotes únicos, cada uno de los cuales comienza con un Encabezado de lote de empresa Registro y finalizando con un Registro de control de lote de empresa. Su empresa puede enviar varios lotes en el mismo archivo. Esto le da la oportunidad de agrupar sus transacciones por división, ubicación, frecuencia de nómina, etc.
El corazón del archivo ACH consiste en el Registro detallado de entrada y el Registro de anexos. El Registro detallado de entrada contiene la información necesaria para transferir los fondos de su institución financiera a la institución financiera de la Unidad de Desembolsos del Estado de NM CSSD. El Registro de Anexos se utiliza para proporcionar información sobre su empleado y cómo aplicar el pago de Manutención Infantil.
Hay dos tipos de Registros detallados de entrada que su empresa puede usar: "CCD+" o "CTX820". Consulte con su institución financiera para ver si es compatible con ambos tipos.
Adjunto A Información sobre el diseño de registros CCD+ y CTX
Adjunto B Anexo Información del registro
Adjunto A
Información de diseño de registros
Información de diseño de registro CCD+
Flujo de entrada
Registro de encabezado de archivoVolver al principioRegistro de encabezado de lote/empresaRegistro de detalles de entradaRegistro de anexos (1 anexo con un campo de información relacionada con el pago de 80 bytes)Registro de detalles de entradaRegistro de anexos (1 anexo con un campo de información relacionada con el pago de 80 bytes)Registro de detalles de entradaRegistro de anexos (1 anexo con un campo de información relacionada con el pago de 80 bytes)Registro de detalles de entradaRegistro de anexos (1 anexo con un campo de información relacionada con el pago de 80 bytes)Registro de control de lote/empresaRegistro de control de archivos
Diseño de registro de detalles de entrada
| Campo | Nombre del elemento de datos | Requisito de inclusión de campo | Contenido | Longitud | Puesto | Descripción |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tipo de registro | M | 6 | 1 | 01-01 | Constante “6” |
| 2 | Código de transacción | M | Numérico | 2 | 02-03 | 22 |
| 3 | Recepción de identificación DFI | M | TTTTAAAA | 8 | 04-11 | 12100024 |
| 4 | Dígito de control | M | Numérico | 1 | 12-12 | 8 |
| 5 | Número de cuenta DFI | R | Alfanumérico | 17 | 13-29 | ****************5470 |
| 6 | Cantidad | M | $$$$$$$$cc | 10 | 30-39 | 999999v99d SOLO CRÉDITOS |
| 7 | Número de identificación | O | Alfanumérico | 15 | 40-54 | |
| 8 | Nombre de la empresa receptora | R | Alfanumérico | 22 | 55-76 | Nombre del NCP |
| 9 | Datos discrecionales | O | Alfanumérico | 2 | 77-78 | |
| 10 | Indicador de registro de anexos | M | Numérico | 1 | 79-79 | 1 (debe haber un registro de apéndice para cada registro de detalle de entrada) |
| 11 | Número de seguimiento | M | Numérico | 15 | 80-94 | Asignado por el banco de origen |
Información de diseño de registros CTX
Flujo de entrada
Al usar el formato de registro CTX, los empleadores deben asegurarse de que las entradas fluyan en el siguiente orden:
Registro de encabezado de archivoVolver al principioRegistro de encabezado de lote/empresaRegistro de detalles de entradaRegistro de adiciones (hasta 9999 adiciones con campo de información relacionado con el pago de 80 bytes)Registro de adicionesRegistro de adicionesRegistro de adicionesRegistro de adicionesRegistro de detalles de entradaRegistro de adiciones (hasta 9999 adiciones con campo de información relacionado con el pago de 80 bytes)Registro de adicionesRegistro de adicionesRegistro de adicionesRegistro de adicionesRegistro de control de lote/empresaRegistro de control de archivos
Diseño de registro de detalles de entrada
| Campo | Nombre del elemento de datos | Requisito de inclusión de campo | Contenido | Longitud | Puesto | Descripción |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tipo de registro | M | 6 | 1 | 01-01 | Constante “6” |
| 2 | Código de transacción | M | Numérico | 2 | 02-03 | 22 |
| 3 | Recepción de identificación DFI | M | TTTTAAAA | 8 | 04-11 | 12100024 |
| 4 | Dígito de control | M | Numérico | 1 | 12-12 | 8 |
| 5 | Número de cuenta DFI | R | Alfanumérico | 17 | 13-29 | ****************5470 |
| 6 | Cantidad total | M | $$$$$$$$cc | 10 | 30-39 | 999999v99 SOLO CRÉDITOS |
| 7 | Número de identificación | O | Alfanumérico | 15 | 40-54 | |
| 8 | Número de registros de adiciones | M | Numérico | 4 | 55-58 | Número de registros de adiciones incluidos en el pago |
| 9 | Nombre de la empresa receptora | R | Alfanumérico | 16 | 59-74 | Nombre del NCP |
| 10 | Reservado | N/D | En blanco | 2 | 75-76 | Dejar en blanco |
| 11 | Datos discrecionales | O | Alfanumérico | 2 | 77-78 | |
| 12 | Indicador de registro de anexos | M | Numérico | 1 | 79-79 | 1 (puede haber hasta 9999 registros de adiciones para cada registro de detalle de entrada) |
| 13 | Número de seguimiento | M | Numérico | 15 | 80-94 | Asignado por el banco de origen. |
Anexo B
Anexo de información del registro
Diseño de registro de anexos
| Campo | Nombre del elemento de datos | Indicador de inclusión de campo | Contenido | Longitud | Puesto | Descripción |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código de tipo de registro | M | 7 | 1 | 01-01 | 7 |
| 2 | Código de tipo de apéndice | M | 05 | 2 | 02-03 | 05 |
| 3 | Información relacionada con el pago | O | Alfanumérico | 80 | 04-83 | Consulte la sección del segmento de manutención infantil/Convención para empleadores de CCD+ DED a continuación. |
| 4 | Número de secuencia de apéndice | M | Numérico | 4 | 84-87 | 0001 para CCD+ Orden ascendente para CTX |
| 5 | Número de secuencia de detalle de entrada | M | Numérico | 7 | 88-94 | Coincide con el número de artículo que forma parte del número de "rastreo" |
CCD+ DED Segmento de manutención infantil/Convención para empleadores
| Elemento | Comentarios | Contenido | Atributos | 1 | 2 | 3 |
|---|---|---|---|---|---|
| Identificador de segmento | DED | M | ID | 3/3 | |
| DED01 | Identificador de aplicación | CS | M | ID | 2/2 |
| DED02 | Identificador de caso | XXXXXXXX (Número de identificación del caso del empleado) | M | AN | 1/20 |
| DED03 | Fecha de pago | AAMMDD (fecha de retención) | M | DT | 6/6 |
| DED04 | Importe del pago | $$$$$$$$cc | M | N2 | 1/10 |
| DED05 | SSN del padre sin custodia | XXXXXXXX (SSN del empleado) | M | AN | 9/9 |
| DED06 | Indicador de asistencia médica | Y=Sí; N=No | M | AN | 1/1 |
| DED07 | Nombre del padre sin custodia | XXXXXXXXXXXX | R | AN | 1/10 |
| DED08 | FIPS | 3500000 | R | AN | 5/7 |
| DED09 | Indicador de terminación de empleo | Y=Sí | R | AN | 1/1 |
Cada elemento de datos (DED0X) ocupa una posición específica dentro del segmento de registro y se identifica mediante un identificador único. Al construir el segmento de registro, cada elemento de datos está precedido por el carácter separador. La Red ACH requiere que un asterisco (* ) como separador de elementos de datos. Cada segmento debe terminar con un terminador, que en la Red ACH es una barra invertida (\).
El siguiente es un ejemplo del segmento de datos de deducción (DED) tal como se usa en el segmento de información relacionada con el pago del registro de adenda de pago de manutención:
DED*identificador de solicitud*identificador de caso*fecha de pago*monto del pago*SSN del padre sin custodia*indicador de apoyo médico*nombre del padre sin custodia*código FIPS*indicador de terminación de empleo\.(Nota el uso de '*' y “\')
Definición de Elementos:
DED01 Identificador de aplicación: introduzca siempre el valor fijo de "CS" en este campo. Este es un campo obligatorio.
DED02 Identificador de caso: este es el número de identificación del caso del empleado. Este es un campo obligatorio.
DED03 Fecha de pago: esta es la fecha en que su empresa deducirá los fondos de apoyo del pago del empleado. Esta fecha debe ser igual o anterior a la fecha en que la transacción EFT llega a la SDU CSSD de NM. Tenga en cuenta que la fecha se exprese en este formato: Año, Mes y Día. Este es un campo obligatorio.
DED04 Cantidad de pago: esta es la cantidad que su empresa retiene de un empleado en cumplimiento de un aviso u orden de retención de ingresos. Se supone que el punto decimal son las dos últimas posiciones del número que se muestra. no incluya un punto decimal en este campo. Este campo no puede ser cero a menos que el Indicador de terminación de empleo en DED09 esté establecido en "y". Este es un campo obligatorio.
DED05 SSN del padre sin custodia: este es un campo de nueve posiciones. Este es un campo obligatorio. Debe ser el mismo número que se ingresó en DED02.
DED06 Indicador de asistencia médica: una "Y" en este campo indica que el empleado tiene cobertura médica familiar disponible a través de su empresa. Si no hay cobertura médica disponible a través de su empresa, coloque una "N" en este campo. Tenga en cuenta que la pregunta es "¿Su empresa ofrece cobertura médica familiar?" y no “¿El empleado tiene cobertura médica familiar?”. Este es un campo obligatorio.
DED07 Nombre del padre sin custodia: este es el nombre del empleado. El formato es apellido, nombre. La longitud del campo es de una a diez posiciones. No ingrese más de diez posiciones incluso si no tiene suficiente espacio para el nombre completo. Incluya una coma entre el apellido y el nombre cuando el apellido tenga menos de siete caracteres. En la mayoría de los casos, no podrá incluir el nombre completo en este campo. Este es un campo obligatorio.
DED08 Código FIPS: siempre ingrese el valor fijo de "3500000" en este campo para los pagos de manutención infantil de Nuevo México. Este es un campo obligatorio.
DED09 Indicador de terminación de empleo: ingrese "Y" en este campo si el empleado ya no está empleado en su empresa, o si este es el último período de pago en el que el empleado estará empleado en su empresa. No ingrese "Y" en este campo cuando un empleado sea despedido o esté de baja temporal. La única vez que el monto del pago puede ser cero es cuando este campo se establece en "Y". "Y" es el único valor que tiene significado en este campo. Este es un campo obligatorio si el empleado ya no está empleado en su empresa.
Enlace electrónico/Empleador electrónico
Si está interesado en configurar una cuenta web de eEmployer, vaya a la siguiente URL: Página de inicio del portal electrónico
Una vez que se haya registrado, tendrá que esperar a que se le apruebe y se le envíe por correo una clave de acceso web a través de USPS antes de poder continuar.
Al obtener la clave de acceso web, puede iniciar sesión en su cuenta web de eEmployer, ingresar la clave de acceso web y luego comenzar a responder a la verificación de empleo o informar a un empleado que ya no trabaja para su empresa.
También puede configurar la información de su cuenta bancaria y luego configurar el retiro automático para su empleado que debe manutención infantil. Tenga en cuenta que debe ingresar una cantidad fija y configurar una frecuencia de período de pago y un día de la semana programado. Una vez que lo envías, no puedes editar el retiro automático.
Tendrá que esperar 10 días hábiles antes de que se procese el primer retiro automático. Por lo general, el primer retiro automático se procesa un par de días después de la fecha programada. Esto depende del banco; sin embargo, los retiros automáticos subsiguientes se procesarán en la fecha y la frecuencia programadas.
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